Procesos automatizados
Que son los procesos?
Los procesos son secuencias de acciones que se ejecutan automaticamente. Por ejemplo:
- "Cuando llegue una factura, busca el albaran correspondiente y notifica a contabilidad"
- "Cada lunes a las 8h, genera un informe de partes de trabajo pendientes y envialo por email"
- "Cuando un formulario de Kizeo se complete, descarga las fotos y archivalas en Docuware"
Cada proceso se compone de pasos que se ejecutan uno tras otro. Si un paso falla, el sistema puede reintentar, saltar al siguiente, o deshacer lo que ya hizo.
Ver tus procesos
En el menu lateral, dentro de la seccion Procesos, encontraras:
- Mis procesos — la lista de procesos configurados para tu espacio de trabajo
- Ejecuciones — el historial de ejecuciones con su estado y resultado
Tipos de activacion
Cada proceso tiene una forma de activarse:
| Tipo | Como funciona |
|---|---|
| Manual | Tu decides cuando ejecutarlo haciendo clic en el boton "Ejecutar" |
| Webhook | Se activa automaticamente cuando un sistema externo envia una notificacion |
| Programado | Se ejecuta automaticamente segun un horario (por ejemplo, todos los lunes a las 8h) |
Ejecutar un proceso manualmente
Si un proceso es de tipo manual:
- Ve a Procesos > Mis procesos
- Busca el proceso que quieres ejecutar
- Haz clic en el boton Ejecutar (icono de play verde)
- Confirma que quieres iniciar la ejecucion
El proceso se ejecutara en segundo plano. Puedes ver el progreso en Ejecuciones.
Tambien puedes pedirle al asistente de IA que ejecute un proceso por ti:
- "Ejecuta el proceso de notificacion de facturas"
Ver el resultado de una ejecucion
Cada vez que un proceso se ejecuta, se crea un registro de ejecucion con su resultado:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Completado | Todos los pasos se ejecutaron correctamente |
| En ejecucion | El proceso esta corriendo ahora mismo |
| Esperando | El proceso esta pausado esperando algo (un webhook externo, un temporizador) |
| Fallido | Uno de los pasos fallo. El sistema intento deshacer los pasos anteriores |
| Requiere revision | Fallo y no pudo deshacerse automaticamente. Un administrador debe revisar |
Para ver los detalles de una ejecucion:
- Ve a Procesos > Ejecuciones
- Haz clic en la ejecucion que quieres revisar
- Veras el estado, la duracion, el paso actual (si esta en curso) y cualquier mensaje de error
Tipos de pasos
Los procesos pueden combinar pasos de diferentes categorias:
Pasos generales
- Condicion (Si/Entonces) — evalua una condicion y decide que hacer: continuar, saltar a otro paso, parar o fallar
- Asignar variable — guarda un valor para usarlo en pasos posteriores
- Expresion — calcula un valor (sumas, concatenacion de textos, formato de fechas)
- Peticion HTTP — llama a una API externa
- Enviar email — envia un correo electronico
- Esperar — pausa el proceso (segundos, minutos o hasta una fecha)
- Bucle (ForEach) — repite un grupo de pasos para cada elemento de una lista
Pasos de Docuware
- Buscar documentos, actualizar campos, subir/borrar documentos, transferir entre archivadores, aplicar sellos, combinar documentos, buscar en multiples archivadores
Pasos de Kizeo
- Buscar registros, cargar un formulario, descargar fotos, exportar a PDF, enviar datos
Gestion de errores
Cada paso puede tener su propia politica de error:
- Fallar y compensar — si el paso falla, el sistema intenta deshacer todo lo que ya hizo (comportamiento por defecto)
- Saltar y continuar — si el paso falla, se ignora y el proceso continua con el siguiente paso
Ademas, los pasos pueden configurarse para reintentar automaticamente antes de declarar un fallo. Esto es util para llamadas a APIs externas que pueden fallar temporalmente.
Usar la IA para crear procesos
Puedes pedirle al asistente de IA que cree procesos por ti:
- "Crea un proceso manual que envie un email a contabilidad@miempresa.com con el asunto Informe diario"
- "Crea un proceso que busque facturas pendientes en Docuware y envie un resumen por email"
El asistente creara el proceso con los pasos necesarios. El proceso se crea como inactivo — un administrador debe revisarlo y activarlo antes de que pueda ejecutarse.
Analitica de procesos
Los datos de ejecucion de procesos estan disponibles como fuente de datos para dashboards. Puedes crear graficos que muestren:
- Tasa de exito/fallo por proceso
- Duracion media de ejecucion
- Tendencia de errores en el tiempo
- Procesos mas activos
Pidele al asistente de IA que te monte un dashboard de analitica de procesos.